Zápis z porady je podceňovaný a přitom velmi důležitý. Úkolem dobré asistentky je udělat stručný a přitom věcný zápis, který účastníci pochopí i po dvou týdnech. Úkolem prvotřídní asistentky je udělat zápis, který vyvodí konkrétní kroky. Zde je několik tipů, jak tvořit právě takové zápisy.
1. Nadpisy a odrážky
Usnadněte si práci tím, že budete psát zápis z porady v odrážkách a pojmenujete si témata nadpisy. Šetřete slovy, většinou se mluví hodně a není snadné zapsat vše doslovně, jak se co odehrálo. Navíc nikoho nebude zajímat četba románů na několik stran.
2. Zapisujte kontextově
Více vnímejte a méně pište. Sledujte diskusi na poradě a zapisujte jen body, které dospěly do finálního stádia. Jsou to především:
-
otázky, které je potřeba zodpovědět aktivitou mimo poradu
úkoly, které má zpracovat konkrétní člověk
rozhodnutí, která jsou odsouhlasená
3. Jasně pojmenujte úkoly
Na poradě padne mnoho úkolů pro přísedící. Mnoho z nich si nikdy zapisovat úkoly nebude, protože zápis děláte vy a nebo si „vše přesně pamatují“. Abyste usnadnila chod firmy, dejte si záležet na zapisování úkolů nejvíce konkrétně, jak to jde. A nezapomeňte, že správný úkol musí mít termín, do kdy musí být splněn.
4. Zápis upravujte
Neposílejte zápis, jak jste jej vytvořila na poradě bez úprav. Dejte ještě navíc čas úpravám, aby byl zápis špičkový. Zjistíte, že některá témata jsou stejná na začátku a na konci porady. Z každého zápisku však vyplývá úkol pro dva různé lidi. Proto je potřeba text spojit a upravit. Jinak se v záplavě úkolů vytratí.
Bonusový tip: Na konci zápisu jmenujte konkrétní lidi, kteří mají splnit nějaký úkol a v odrážkách je vypište i s termínem plnění. Takto bude vše šlapat jako hodinky a zápis bude maximálně přehledný.
5. Zápis rozešlete
Ideální je, aby zápis přistál v mailových schránkách všech účastníků porady do hodiny od ukončení meetingu. Všichni účastníci mají témata v hlavě a mohou se rovnou pustit do práce. Ideální zápis z porady má jednu stránku A4 a jmenovitě rozepsané úkoly jsou nanejvýš do poloviny druhé strany. Pokud byla porada důležitá, může být text delší. Myslete však, že máte především zkracovat.
Jak může vypadat konkrétní zápis z porady?
Podívejte se sem.
