Každá interakce na pracovišti – ať už písemná, virtuální nebo osobní – zahrnuje komunikaci. Ve skutečnosti komunikujeme tak často, že o tom jen zřídka přemýšlíme. Jenže přestože vynikáte ve své práci kreativními nápady, analytickým myšlením nebo organizací práce, schopnost efektivně komunikovat může být vaší slabou stránkou. Máte obavy, že ne vždy předáváte své sdělení jasně? Máte sklon vyhýbat se hovorům o náročných tématech? Stává se vám, že jste lapeni do nekonečných kol nepodstatných hádek? Výkonné komunikační dovednosti vám mohou pomoci vyřešit tyto běžné problémy. Dobrou zprávou totiž je, že lepší efektivní komunikaci se lze naučit. A dokonce to není nic těžkého. Stačí jen vědět, jak na to! Máme pro vás 6 jednoduchých tipů, díky kterým zlepšíte komunikační dovednosti (nejen) ve své práci.
6 způsobů, jak zlepšit své komunikační dovednosti
1. Buďte jasní a struční
Efektivní komunikace je především o volbě slov. Klíčem k silné a přesvědčivé komunikaci – ať už slovní nebo psané – je srozumitelnost a pokud možno stručnost. Proto než se pustíte do jakékoliv její formy, definujte si své cíle a publikum. Pečlivé a jasné nastínění toho, co chcete sdělit a proč, pomůže zajistit, že zahrnete všechny potřebné informace. Zároveň vám to pomůže odstranit nepodstatné detaily.
Vyvarujte se zbytečných slov a příliš květnatého jazyka, který může odvádět pozornost od vaší zprávy. A i když může být v některých případech opakování prospěšné, používejte jej opatrně a střídmě.
2. Připravte se předem
Uvědomte si, co chcete říci a jak to řeknete, než začněte mluvit. Být připraven však znamená víc než jen naučit se svou prezentaci. Příprava zahrnuje promyšlení celé komunikace, od začátku až do konce. Zvažte přitom, jak budete reagovat třeba na otázky nebo kritiku. Zkuste předvídat neočekávané. Zamyslete se například nad tím, co by vás mohlo čekat v těchto situacích:
– Musíte dát zaměstnanci hodnocení výkonu:
Vaše příprava by proto měla obsahovat konkrétní případy chování vašeho podřízeného a podporu vašeho hodnocení.
– Chcete si vyjednat lepší plat nebo povýšení:
Buďte připraveni diskutovat o rozsahu a potenciálních kompromisech – zkrátka musíte dopředu vědět, co jste ochotni přijmout a co ne. Zároveň buďte připraveni nabídnout konkrétní podrobnosti na podporu vašeho zvýšení platu nebo povýšení – například platové pozice, vaše úspěchy nebo dobu, od kdy ve společnosti působíte.
3. Dávejte si pozor na neverbální komunikaci
Naše mimika, gesta a řeč těla mohou a často říkají více než naše slova. Podle výzkumu mohou mít neverbální podněty o 65 % až 93 % větší dopad než mluvené slovo. Pokud patříte mezi lídry týmu, musíte mít svou neverbální komunikaci pod naprostou kontrolou. Ta totiž může vašim zaměstnancům mnohé napovědět. Stejně tak ale obráceně! Například členové týmu, kteří nemusí být ochotni vyjádřit nesouhlas nebo obavy, mohou dát najevo své nepohodlí zkříženýma rukama nebo neochotou navázat oční kontakt.
4. Hlídejte svůj tón hlasu
Jak něco říkáte, může být stejně důležité jako to, co říkáte. Stejně jako u jiných neverbálních signálů může tón vašemu sdělení dodat sílu a důraz, nebo jej zcela podkopat. Dobře zvolená slova s pozitivní konotací vytváří dobrou vůli a důvěru. Špatně zvolená slova s nejasným nebo negativním tónem hlasu může rychle vést k mnoha nedorozuměním.
Při mluvení tón zahrnuje hlasitost, projekci a intonaci a také výběr slov. V reálném čase může být náročné ovládat tón, abyste se ujistili, že odpovídá vašemu záměru. Proto je důležité mít neustále na paměti a měnit ho podle potřeby, pokud se komunikace ubírá špatným směrem.
Při psaní lze tón ovládat snáze. Nezapomeňte si svou komunikace přečíst nejdříve jednou, pak podruhé a přitom přemýšlejte jakým tónem na vás email nebo zpráva působí. Pomůže například i to, když jsi svou zprávu před odesláním přečtete nahlas. Pokud jsi svou zprávou nejste jisti, počkejte den a znovu si zprávu přečtěte. V mnoha případech vám opětovné přečtení zprávy, kdy například emoce vychladnou, umožní zmírnit tón.
5. Cvičte aktivní poslech
Pokud jde o efektivní komunikaci, aktivní naslouchání je stejně důležité jako mluvení. Odbornice na komunikaci a lektorka Harvardských programů profesionálního rozvoje, Marjorie North, poznamenává, že během jakékoliv konverzace slyšíme jen asi polovinu toho, co druhá osoba říká. Cílem aktivního naslouchání je proto zajistit, abyste slyšeli nejen slova, která váš protějšek říká, ale celé sdělení.
Některé její rady pro aktivní poslech zahrnují:
– Věnujte řečníkovi svou plnou a nerozdělenou pozornost
– Vyčistěte svou mysl od rozptýlení
– Vyhněte se pokušení přerušit se svými vlastními myšlenkami
– Ukažte pozitivní řeč těla, abyste řečníkovi demonstrovali, že skutečně posloucháte
– Přeformulujte nebo parafrázujte, co jste slyšeli, když odpovídáte
6. Pracujte na své emoční inteligenci
Komunikace je postavena na základech emoční inteligence. Jednoduše řečeno, nemůžete efektivně komunikovat s ostatními, dokud nedokážete posoudit své vlastní pocity a porozumět jim. Pro vedoucí s vysokou úrovní emoční inteligence bude přirozeně snažší zapojit se do aktivního naslouchání, udržovat vhodný tón a používat pozitivní řeč těla. Snáze se také vcítí do svých zaměstnanců a členů týmu. Možná budete muset čas od času sdělovat špatné zprávy, ale aktivní naslouchání pohledu vašeho zaměstnance a demonstrace toho, že rozumíte jeho pocitům, může hodně pomoci zmírnit zraněné city a vyhnout se nedorozumění.
Foto: Shutterstock
Zdroj: Wikipedia Commons, Harward Division of Continuing Education
Autorka: Lucie Janotová
