Jak zamezit ztrátě času a dosáhnout výsledků
Taky se někdy účastníte pracovní porady, která byla v podstatě ztrátou času? Uspořádejte ty své jinak.
Porady, sezení a mítinky jsou v některých společnostech pravidelnou součástí pracovního týdne. Některé z nich jsou konstruktivní a vzejde z nich opravdu dobrý nápad či nová strategie. Některé jsou ale přesným opakem. Anděla Králová – a určitě nejen ona – zažila oba případy a podělí se s vámi o několik tipů, jak dosáhnout co nejproduktivnějších porad.
Vymezte jasné hranice začátku a konce. Pořádek musí být, a to i v práci. Produktivní mítink by měl mít jasný plán. Soustřeďte se na cíl, kterého chcete během stanovené doby dosáhnout a dodržte ho. Častou chybou bývá, že vlivem debaty přibývají další nová témata, která vás odsouvají od toho původního a hlavně prodlužují vymezený čas. Nedovolte to.
Rozumějte potřebám, chování a rozvrhu svých zaměstnanců či týmu. Je jasné, že pracovní porady ukrojí drahocenný pracovní čas, který by mohl být využit produktivněji. Správné načasování je klíčové. Podle průzkumu portálu WhenIsGood.net z roku 2009 je nejvhodnější doba pro uspořádání porady třetí hodina odpolední v úterý. Jedná se ještě o začátek týdne, kdy strávený čas diskuzí tolik neovlivní případné uzávěrky.
Stejně jako jste si vymezila časový limit, určete si i programový plán a držte se ho. Jak čas, tak i plánové body diskuze jsou důležité. I když se vám některá témata mohou zdát samozřejmá, i tak je projednejte. Ne každý v místnosti může vnímat vaši problematiku stejně jako vy. Ujistěte se, že každá část plánu je dostatečně vysvětlena a popsána. Klidně se poraďte s týmem, co si o každém bodu myslí a nenechte je jen kývat hlavou. Pak byste mohla zjistit, že vlastně úkol vůbec nepochopili, nebo ho vnímali zkrátka jinak než vy. To už ale může být pozdě.
Učiňte každého zodpovědným. Tento bod v podstatě navazuje na poslední větu předchozího odstavce. Ať každý jasně chápe, co má dělat a za co je do příští schůze zodpovědný, aby splnil. Na příští poradě si u každého jednotlivě ověřte, jestli svůj úkol splnil a jak.
Implementujte pravidlo “dvou pizz”. Šéf internetového prodejce Amazon Jeff Bezos rozvinul podle portálu Entrepreneur.com strategii, díky které si můžete být jistá, že se porady účastní opravdu jen ti správní lidé. Podstata tkví v tom, že tým by měl být dostatečně malý, aby dvě pizzy stačily nakrmit všechny zúčastněné. Namísto toho shromažďovat každý týden velkou skupinu lidí, vyberte k diskuzi jen klíčové zaměstnance.
Neberte čas všem.
Uspořádejte akční mítink. Už jsem to v textu zmínila, ale na konci vyzvěte každého zúčastněného, aby ve třiceti vteřinách zrekapituloval, co se během stanovené doby naučil a jaké jsou jeho nové cíle. I vám to pomůže zjistit, co si každý ze setkání odnesl. Můžete každému pomoci i konkrétními dotazy. Například: “Čeho plánujete dosáhnout v příštím týdnu?”, “Jaké informace z této porady předáte svému týmu?”, “Jmenujte jednu věc, kterou jste si odsud dnes odnesli.”
[*] Máte nějaký tip, jak zefektivnit poradu, který jsem nezmínila?
[*] Napište mi o něm do komentářů.
Zdroj foto: Pixabay.com
