Jak si udělat pořádek ve vašich dokumentech

Známe to všichni… většina z nás nepřemýšlí nad nepořádkem svých osobních dokumentů do chvíle, kdy nehledá nějaký důležitý papír. Zároveň organizace vašeho „tajného“ šuplíku všech oficiálních dopisů, upomínek a upozornění, je to poslední, co většina z nás touží o víkendu dělat. Na druhou stranu pokud budete mít všechny dokumenty pečlivě roztříděny, nebude ztrácet energii a čas jejich neustálých hledáním. A možná dokonce i většinu z nich najdete.

Strhněte organizaci vašich dokumentů jako náplast. Tyto tipy se vám budou hodit:

1. Prostě začněte!

První a nejdůležitější částí je otevřít vaši skříňku nebo šuplík s pomyslným nápisem „nevstupovat“ a všechny dokumenty si vyndejte na podlahu. Ještě předtím však online objednejte pár pořadačů, šanonů, fólií a štítků, které se vám při organizaci budou víc než hodit. A aby vás pohled na ně hned od začátku netraumatizoval, pořiďte si je v nějaké veselé barvě.

2. Najděte opravdu všechno

Než budete moci uspořádat všechny důležité dokumenty, musíte je nejdříve najít. Což se mnohdy snadněji řekne, než udělá. Proto se ujistěte, že jste na jedno místo shromáždili všechny papíry, které se nachází ve vašem bytě, kanceláři nebo domě. A nezapomeňte se podívat ani do své kabelky, kam čas od času nějaký ten dokument také založíte. 

3. Vytvořte si kategorie

Nejdůležitější dokumenty většinou spadají do jedné z následujících pěti kategorií. Sedněte si proto na zem a každý papír přiřaďte na správnou hromádku:

– Záznamy o domácnosti a majetku: hypotéka, katastrální listy, projektové dokumentace, pojistky, manuály, záruční listy…

– Zdravotní záznamy: pojistné smlouvy, informace ze správy sociálního zabezpečení, zdravotní pojistky, lékařské zprávy, seznamy receptů, lékařské potvrzení…

– Finanční záznamy: bankovní výpisy, daňová přiznání, záznamy o odpočtem daní, faktury, investice, výpisy z kreditních karet…

– Technické záznamy: smlouvy o mobilních telefonech, záruky počítače, wifi připojení, účty, manuály…

– Osobní záznamy: rodný list, oddací list, rozvodový list, záznamy o očkování, cestovní pas, záznamy o vojenské službě, potvrzení o křtu, závěť…

4. Zvlažte jestli některé dokumenty nepotřebují speciální místo

V ideálním případě je skvělé míst vše na jednom místě. Někdy se však najdou dokumenty, které je lepší uložit místo běžné kartotéky například v ohnivzdorné schránce nebo v trezoru. Odborníci za takové dokumenty označují například: rodné listy, pojistné smlouvy, závěti, listiny o majetku, pasy atd. 

5. Udělejte si kopie

Většina z nás nosí v peněžence mnoho důležitých dokumentů a její ztráta vyvolává řadu nepříjemností. Vytvořte si proto kopii řidičského průkazu, vaší zdravotní karty, občanského průkazu, ale i věrnostní karta vašeho oblíbeného obchodu. Tyto kopie si pak uschovejte spolu s dokumenty v pořadačích. Při ztrátě peněženky se vám budou hodit pro vyjednávání s úřady. 

6. Vše barevně označte

Vizuální barevný přehled vám pomůže se zpětným hledáním jednotlivých dokumentů. Přiřaďte proto každé hromádce papírů nějakou barvu. Červené mohou být vaše osobní záznamy, modré vaše finanční, zelené budou záznamy o majetku. Snadno tak na první pohled budete vědět, kam se podívat, budete-li nějaký dokument hledat.

7. Buďte pečliví při zakládání dokumentů

Jakmile jsou všechny hromádky pečlivě srovnány a barevně označeny v pořadačích, uložte je na místo. Problém může nastat ve chvíli, kdy do vaší poštovní schránky dorazí další důležitý dokument. Vaše minulé já by ho prostě opět uložilo do skříňky s pomyslným nápisem „nevstupovat“, ale vaše budoucí já ho hned vezme a uloží do správného pořadače. Jen tak budete mít ve svých dokumentech pořádek nejen v lednu, ale i v květnu nebo červenci. 

Foto: Shutterstock

Zdroj: One Crazy House, Kimandkalee

Autorka: Lucie Janotová