Podnikání může růst rychleji než systém, kterým ho řídíte. Z několika klientů jsou desítky kontaktů, přibývají zakázky, termíny a úkoly. Pokud stále častěji hledáte informace v e-mailech a poznámkách, nastal čas zavést do práce větší pořádek a získat zpět kontrolu nad svým časem.
Když už e-mail a poznámkový blok nestačí
Na začátku podnikání bývá organizace poměrně jednoduchá. Několik klientů si pamatujete, schůzky zapisujete do kalendáře a úkoly zvládnete evidovat v poznámkách. S rostoucím počtem zakázek se ale tento způsob práce může rychle stát nepřehledným.
Typickým varovným signálem je situace, kdy musíte před telefonátem dlouze hledat poslední komunikaci s klientem. Podobně nepříjemné je zjištění, že jste sice odpověděla na poptávku, ale už jste se zákazníkovi neozvala v domluveném termínu.
Problém přitom nemusí spočívat v nedostatku času. Často jde spíše o to, že informace jsou rozptýlené mezi e-maily, tabulkami, kalendářem a různými poznámkami.
Klienti potřebují vlastní systém
Čím více zákazníků máte, tím obtížnější je spoléhat pouze na paměť. U každého potřebujete vědět, co jste spolu řešili, jaké nabídky jste poslali, kdy proběhla poslední schůzka a co má následovat.
Právě v této fázi může začít dávat smysl CRM systém. Jeho úkolem není pouze ukládat kontaktní údaje. Pomáhá propojovat informace o zákaznících s komunikací, obchodními příležitostmi, úkoly či dalšími aktivitami.
Díky tomu nemusíte před každým jednáním procházet několik složek e-mailové schránky. Na jednom místě vidíte historii vztahu se zákazníkem a snáze poznáte, co je potřeba udělat dál.
Každý úkol potřebuje termín a odpovědnost
Samotná evidence klientů ovšem nestačí. Druhou částí organizace podnikání je práce s úkoly. Každý důležitý úkol by měl mít jasně stanovený termín, prioritu a člověka, který za jeho splnění odpovídá.
Platí to i tehdy, pokud podnikáte sama. Místo neurčité poznámky „ozvat se klientce“ je praktičtější zaznamenat konkrétní úkol s datem. Jakmile spolupracujete s dalšími lidmi, význam systematického plánování ještě více roste.
Důležité je také rozlišovat mezi úkolem a projektem. Odeslání nabídky je úkol. Příprava nového e-shopu, marketingové kampaně nebo realizace větší zakázky už představuje projekt složený z řady navazujících kroků.
Projekty rozdělte na menší části
U složitějších zakázek může být problém poznat, co už je hotové, co se právě řeší a kde se práce zdržela. Pomoci může vhodný software pro řízení projektů, ve kterém lze přehledně sledovat jednotlivé projekty, související úkoly, termíny a komunikaci.
Nemusí přitom jít jen o nástroj pro velké firmy. Přehledné projektové řízení využije také malý tým nebo podnikatelka spolupracující s externisty. Čím více činností na sebe navazuje, tím důležitější je vědět, kdo má právě udělat další krok.
Neorganizujte práci pro samotné organizování
Digitální nástroje samy o sobě chaos nevyřeší. Pokud budete stejné informace zapisovat do pěti aplikací, můžete si práci naopak přidat. Cílem není používat co nejvíce nástrojů, ale vytvořit jednoznačný systém.
Výhodou dobře zvoleného řešení je právě možnost soustředit důležité informace na jednom místě. Přehled o klientech, navazujících úkolech, termínech i rozpracovaných zakázkách tak nemusíte hledat v několika aplikacích, tabulkách a poznámkách. Vhodně nastavený CRM systém může jednotlivé činnosti propojit a usnadnit každodenní kontrolu toho, co je hotové a čemu je potřeba se věnovat.
Dobře nastavená organizace má jednu zásadní výhodu: nemusíte všechno nosit v hlavě. Místo neustálého přemýšlení, zda jste na něco nezapomněla, se můžete soustředit na samotnou práci, klienty a další rozvoj svého podnikání.
Foto: eway-crm.com (se souhlasem)
Komentáře
Pro přidání komentáře se musíte .
Načítání komentářů...