Asistentka v roli projektové manažerky: Jak zajistit hladký chod kanceláře
Uvědomili jste si někdy, že asistentka je ve své pravé podstatě projektová managerka? Řídí řadu mikroprojektů, které od začátku až do samého závěru musí odpovědně vést. V jednu chvíli vede projekt zajištění cateringu na zasedání manažerů, hned na to návrhy, schválení, zadání, vyzvednutí a fakturaci marketingových tiskovin a souběžně vede projekt předání důležité dokumentace na úřad. Jsou to mini projekty. Bez toho by však firma nefungovala hladce a svižně. Asistentka je velmi důležitá pro hladký chod celé kanceláře.
Vytvoření projektu
Pro úspěšný start každého mini projektu je potřeba provést kvalitní přípravu. U profesionálních školitelů a moderátorů byste zjistili, že věnují 80 % energie přípravě svého vystoupení.
U projektů je to stejně.
Pojmenujte projekt
Určete mu prioritu od 1 – 10 (10 je nejdůležitější)
Rozplánujte všechny kroky, které je potřeba k dokončení projít
Sepište si všechny lidi, kterých se bude projekt týkat a jakou v něm mají roli
Vytvořte si časový plán jednotlivých kroků projektu
Nastavte si ideální cíl, jak má projekt vypadat ve finále
Většinou na projekty asistentek stačí jedna A4 poznámek či stránka ve wordu. Mějte však rozpis projektu po ruce, abyste mohli ladně procházet další kroky.
Nastavení konkrétních kroků
Tato disciplína je velmi podceňovaná. Často si asistentky řeknou „to je jasné, to nějak uděláme.“ Chyba. Pojmenování konkrétních kroků pomůže při eliminaci zbytečné práce pro práci a zmatených kroků.
Například: Při kompletaci dokumentace pro finanční úřad si nezjistí asistentka podrobnosti, které podklady je nutné mít. Připraví, co si myslí, že je potřeba. Zajistí podpisy, razítka a vyráží na úřad. U okénka jí řeknou, že by tato dokumentace bylo v pořádku, kdyby žádala o jiný typ úkonu. Zjistí, že jí chybí dva podpisy a jeden další dokument u podkladů z účetního oddělení. Asistentka tedy musí znovu udělat další kolečko, než vše úspěšně a úřadu předá. Kdyby asistentka z tohoto příkladu věnovala přípravě o pět minut déle, mohla ušetřit dvě hodiny běhání s papíry a přejíždění po městě.
Důležité je nastavit si konkrétní kroky, mezi které patří i takové aktivity, jako je například ověření správnosti dokumentace, zda neproběhla změna zákona či zda mají v uvedenou dobu na úřadě otevřeno. Nastavení si konkrétních kroků jako je ověření otevírací doby u dodavatele, když asistentka vyráží pro vizitky nebo zda přepravní společnost stihne doručit prezentační materiály na zítřejší konferenci, přináší úsporu času a energie.
Fáze projektu a jak je hlídat
V rané fázi projektu je strůjcem asistentka. Probíhá příprava, plánování kroků, ověřování informací a hned vzápětí se rozbíhá proces realizace. Dokud si asistentka vše připravuje sama, je to většinou jednoduché. Jakmile se však přidá více lidí z různých oddělení, začíná se všechno zpomalovat a komplikovat. Je na asistentce, aby řídila hladký chod celé aktivity.
Podstatné je: Aktivně komunikovat s příslušnými lidmi. Nemá smysl čekat, až se požadované akce na druhé straně stanou „nějak“ samy. Je potřeba lidi povzbuzovat a vést, aby vše hladce proudilo.
Nastavit termíny, do kdy. Celý projekt musí mít časový plán, který spolupracující na projektu znají. Proto, když asistentka žádá kolegy, aby provedli nějakou akci, je potřeba jim k tomu dodat i termín, kdy má být úkol ideálně splněný.
Umění motivovat a poděkovat. Asistentka je osobnost, která tvoří příjemnou atmosféru celého kolektivu. Když zadává úkol či žádá o dodání materiálů, je důležité, aby kolegy svým pozitivním postojem motivovala. Jakmile se vrátí splněný úkol, je velmi užitečné a pro chod firmy příjemné, když asistentka upřímně poděkuje.
Už jen tyto základní tipy pomáhají kvalitním asistentkám každý den při odvádění kvalitní práce a udržování kanceláře v příjemném chodu. Správně vedený projekt má však ještě několik velmi užitečných triků, jak zvýšit efektivitu, usnadnit práci sobě i druhým, firmě přinést maximální užitek a asistentkám uznání.
Zdroj foto: Pixabay.com
