E-mailová etiketa: zbavte se špatných návyků jednou provždy

E-mail je nedílnou součástí pracovní komunikace každého z nás. Pravděpodobně je to něco, co denně děláte naprosto automaticky a příliš se nad výkonem této práce nezamýšlíte. Navíc je e-mail stále nejrozšířenějším komunikačním kanálem s vašimi kolegy nebo nadřízenými. Odpovídáte na email do 5 minut? Často používáte smailíky? Rádi dáváte své kolegy do kopie, i když to není potřeba? Pokud jste alespoň na jednu otázku odpověděli pozitivně, pak zbystřete! S kariérními poradci jsme pro vás sepsali pravidla e-mailové etikety, které byste rozhodně měli znát. A hlavně se jich držet!

Jakých návyků se rychle zbavit v e-mailové komunikaci?

1. Nebuďte příliš neformální

Každý vás email by měl obsahovat oslovení. Můžete začít neurčitým „Dobrý den, přeji.“ či „Milá/milý…“ Za toto slovo by mělo vždy následovat jméno dotyčného, pokud ho znáte. Například „Milý pane Nováku“. Pokud si s danou osobou tykáte, můžete použít její křestní jméno. Vyhnout byste se však měli hovorovým slangům jako „Ahojky.“ či „Čauky.“ Každý e-mail je pak nutno zakončit formulací „S pozdravem.“ či „Upřímně…“ 

2. Nepište dlouhé zdlouhavé e-maily

Kariérní experti radí, že vaše e-maily by měly být efektivní a věcné. Protože, upřímně řečeno, nikdo nemá čas (ani trpělivost) pročítat stránkové dopisy. Navíc v nich se většinou vaše otázka nebo řešení problému snadno ztratí. 

3. Pozor na gramatické chyby

Čas od času se to stane každému z nás, ale pokud píšete e-mail svému nadřízenému, rozhodně použijte korekci gramatiky, kterou nabízí prakticky každý počítač či program vaší pošty. Vyhnete se tak zbytečným chybám, které na vás mohou postavit do pozice nekompetentního pracovníka.

4. Vyhněte se používání emodži a zkratek

Je v pořádku, když píšete své kamarádce e-mail, který zakončíte srdíčkem. Pokud jde však o profesionální kontakt, zvlášť s lidmi, které osobně neznáte, rozhodně se používání „smajlíků“ vyhněte. Totéž platí o zkratky jako LOL, IMO nebo TTYL, které mohou pro většinu lidí zůstat nepochopeny.

5. Pozor na dlouhé a matoucí předměty e-mailu

Předmět e-mailu je důležitým nástrojem, díky kterému všichni vaši kolegové snadno na první pohled pochopí, jak moc velkou prioritu váš e-mail má. Proto se v předmětu snažte být co nejvíce věcní a vyhněte se zacházení do velkých podrobností. Efektivní předměty mohou být například: Skvělý kandidát na pohovor. Obchodní doporučení. Následné poznámky ke schůzce. Večeře příští týden?

6. Omezte svůj smysl pro humor

Každý má svůj vlastní smysl pro humor a ten váš, bohužel, nemusí adresát vašeho e-mailu nutně pochopit. Navíc díky absenci obrazu je snadné v e-mailu nesprávně interpretovat pokus o humor a možná tak snadno někoho urazit. Pamatujte, že 70% toho, jak interpretujete zprávu, je řeč těla a mimika, která není v e-mailu nijak vidět.

7. Neodpovídejte hned, když jste naštvaní

Víme, jak uspokojivé by se mohlo zdát napsat velice naštvanou odpověď ve chvíli, kdy obdržíte nepříjemný e-mail. Stačilo by vám deset vteřin a rychlé kliknutí na tlačítko „odeslat“. Nedělejte to! Počkejte hodinu nebo klidně den a uvidíte, že vaše odpověď bude daleko klidnější a věcnější. 

8. Nepište e-maily o jednom slovu

Obdrželi jste hromadný e-mail od vašeho nadřízeného, který konkrétně nežádá odpověď? S největší pravděpodobností se vám teď ve vaší e-mailové schránce hromadí jednoslovné odpovědi vašich kolegů typu: „Dobře.“ nebo „Počítám s tím.“ nebo „Děkuji“. Nepřidávejte se také! Vzhledem k tomu, že všichni máme zaplavenou příchozí poštu každý den desítkami emailů, je vaše odpověď naprosto zbytečná a neefektivní.

9. Vyhněte se psaní slov velkými písmeny

Ani v předmětu ani v textu e-mailu nezdůrazňujte svá slova velkými písmeny. Bude to totiž vypadat, že na příjemce nepříjemně křičíte. Pokud chcete v dopisu nějaké slovo zdůraznit, použijte podtržení či kurzívu. 

10. Pozor na přidávání do kopie

Ne každý ve vašem pracovním týmu nutně potřebuje číst všechny vaše zprávy. Často tím jen zahlcujete jejich e-mailové schránky. Zasílejte kopie jen opravdu nutným osobám a přemýšlejte, proč jim je vlastně posíláte. Vaše e-maily tak budou daleko více efektivní.

Foto: Shutterstock

Zdroj: Balanced Career, Wikipedia Commons

Autorka: Lucie Janotová