Jednoduché triky pro e-maily, které neskončí v zapomnění
Také se vám stává, že napíšete kolegovi e-mail a dostane se vám nicneříkající nebo dokonce žádné odpovědi? Píšete tedy urgenci za urgencí a nic… Kašle na vás. A to jste mu přece psali, že to chvátá a odpověď potřebujete co nejdřív…. Mám pro vás 5 tipů, které vám zaručí, že vám kolegové na vaše e-maily odpovídat budou.
Email je dnes pohřebištěm informací
E-mail jako nástroj efektivnější komunikace spatřil světlo světa v roce 1971. Od těch dob se moc nezměnil. Ale svět, ve kterém žijeme ano.
Místo, aby nám e-mail práci ulehčil, dnes působí spíš opačně. Stal se pohřebištěm informací. Proč se tohle děje?
Naprosto mylně věříme, že když všichni všem všechno napíšeme, budeme efektivnější. Každý přece tu informaci má a něco s ní udělá.
A tak tvoříme sáhodlouhé litanie plné argumentů, fakt a čísel a posíláme to nejen adresátovi, ale také pěti lidem v kopii. Pro jistotu. A výsledek? Akorát nám všem na konci dne praská hlava.
A málokdy na ty své litanie dostaneme kloudnou odpověď. A tak na druhé nadáváme a a ni nám nedojde, že dotyčný možná ani nechápe, o co nám jde.
Samotná informace je každému na nic, když neví, jak s ní má naložit.
Navíc má pro vás cenu pouze tehdy, přijde-li když ji zrovna potřebujete. Pokud nepřijde „JUST IN TIME“, propadne se do černé díry vašeho mailboxu. Kde už jí nikdo nikdy neobjeví (a vy taky ne).
Než začnete psát e-mail, vždy se zeptejte: Co chci, aby čitatel mého emailu po přečtení udělal? Jaká akce má následovat?
Chaos, který panuje ve většině firem pochází z toho, že jsme místo osobní komunikace upřednostnili emaily, what’s appy a jiné podobné elektronické nástroje.
Místo abychom, s odpuštěním, zvedli zadek a zašli do vedlejší kanceláře, posíláme si tuny informací a sdílíme všechno se všemi do bezvědomí… A málo kdy se dozvíme to, co pro svou práci skutečně potřebujeme.
Nejlepší e-mail je ten, který vůbec nenapíšete!
Když řešíte nějaký problém, největší efektivitu stále má se s dotyčným potkat. Dát si schůzku, promluvit si, navrhnout možnosti, vybrat řešení a potřást si rukou. Pěkně postaru… Může se vám to zdát jako plýtvání časem. Možná. Ale není dvouměsíční dopisování, argumentování po mailu a zmatek „kdy-kdo-komu-co-odepsal“ mnohem méně efektivní? Jen si to srovnejte – dvě hoďky rozhovoru versus dva měsíce tahanic a zmatků.
Když to osobně probrat nejde, protože vy sedíte v Praze a on v Singapúru, tak je druhá nejlepší možnost video-telefonát. Vidíte se, můžete na sebe reagovat a máte větší šanci, že dojdete k řešení. Mail použijete tak maximálně na domluvení času a hodiny.
A pak jsou situace, kdy e-mail má opodstatnění. A v tom případě se vám budou hodit následující tipy.
Jak tedy psát e-maily, na které dostanete odpověď?
Nacpěte svou zprávu do 3 řádků. Víc stejně nikdo nečte. Pokud se nedá ve třech řádcích vaše zpráva komunikovat, není to na email. Domluvte si telefonát.
Používejte předmět. Zapomeňte na prosté, prázdné RE nebo FWD. Váš předmět musí vystihovat podstatu, být stručný a dohledatelný.
Dodržujte pravidlo jediného adresáta. Pokud někoho dáváte do kopie, musíte mu sdělit, proč mu email posíláte a co s tím má dělat. Jinak to ani nepřečte.
Používejte čitelné, velké písmo, bílé pozadí, jednoduchý font. Špatně čitelný email = nepřečtený email. Nebojte se to důležité zvýraznit tučně.
Vaši žádost formulujte hned v první větě. Většina lidí emaily scanuje a rozhoduje se mezi „odpovědět“, „přeposlat“, „vymazat“. O tom rozhodují první tři věty. V nich musíte sdělit to podstatné, jinak vás email skončí jako vymazaný nebo propadne do černé díry. Neplýtvejte proto vaše cenné tři věty na kontext nebo úvod.
Těchto jednoduchých pět tipů vám zajistí mnohem větší čtivost vašich interních mailů. A nejenže vás kolegové budou za vaši stručnost milovat, ale také vám rádi odpoví.
Vyzkoušejte to hned v příštím mailu, který budete psát. Uvidíte, jak prosté, ale účinné tohle je. V jednoduchosti je krása. A třeba můžete také sdílet článek s vašimi kolegy. Když půjdete všichni stejnou cestou, dojdete k cíli rychleji
Zjednodušování zdar!
PS: Komunikace je dovednost, kterou je třeba trénovat. Proč? NO, třeba proto, abyste v práci snáze dosáhli výsledků nebo si vyjednali s kolegy nebo šéfem, co potřebujete. NEVÍTE, KDE ZAČÍT? Třeba tady…
Zdroj foto: Pixabay.com
