Efektivní emailová komunikace: Rady a triky pro úspěch
Lenka Mrázová je inspirací pro ostatní svým konáním, svými postoji a svými hodnotami. Lidem kolem dává své nápady, znalosti a energii. Je úspěšnou koučkou a mentorkou, designuje vlastní workshopy s vysokou přidanou hodnotou.
Lenko, poslední dobou mě trápí maily, maily a zase maily. Co s nimi?
Naučit se je psát! Já prahnu po tom, kdy potkám někoho, kdo za každých okolností umí psát jasný, stručný, výstižný mail : kde hned v předmětu uvidím, co mám dělat a do kdy.
A v prvním odstavci bude napsáno, jestli je to pro mě pro informaci, jestli mám na základě toho něco rozhodnout, jestli mám něco dodat, někam posunout, někam přijít. Že tam budou vytučněné termíny nebo napsané barevně. Když si ten e-mail rozkliknu, tak ho uvidím celý na obrazovce. A že je napsaný výstižně a já nemusím přemítat, co tím asi básník chtěl říct.
Já vím, že jsou to minutky, ale pokud máte kolem stovky mailů denně, pak je také důležité rozlišovat, kdo je adresát a kdo v kopii. Já se přiznám, že nemám moc ráda takové ty maily, kde mi kolegyně řekne : “Tam jsi byla v kopii, tak ses mohla ozvat.” Odesílatel, když chce moje stanovisko, tak se má včas ozvat nebo se zeptat, když si svým stanoviskem není jistý. Ale nikdo by se neměl zbavovat zodpovědnosti tím, že to pošle na vědomí dvaceti lidem.
A to je přesně ta inflace mailů, kterou já vidím a kterou zažíváme.
Takže, jak napsat ideální mail ?
- Stručně.
- Oslovit dotyčnou osobu, aby bylo jasné, komu píšeme.
- Hned v prvním odstavci napsat, o co mi jde.
- Jednoduché, výstižné věty. Můžeme dát i odrážky nebo barevně odlišit.
- Jestli jsou ty informace předávány mně nebo se mám k něčemu vyjádřit.
- A na závěr termín, do kdy udělat.
- Pozdrav a podpis.
Tady je tip na několik aplikací zdarma, díky kterým své maily uřídíte.
Zdroj foto: Markéta Henzlová
