V praxi manažerky jsem se setkala s tím, že lidé, včetně mě samotné, propadali melancholiím, protože časově nestíhali svou práci. Práci si pak nosili domů a doma se zase nestíhali věnovat rodině a sobě kvůli pracovním dodělávkám.
Také jsem si nosila práci domu. Notebook jsem nechávala provokativně položený a otevřený na pracovním stole s naivní domněnkou, že mne tento pohled přiměje k práci. Nepřiměl. Akorát jsem měla zkažený víkend, protože jsem se dívala na pracovní povinnost, do které se mi o víkendu nechtělo ani trochu pouštět. A takto se to opakovalo několik víkendů a měsíců. Dokonce jsem zkoušela v týdnu pracovat přes čas, opět s naivní domněnkou, že přesčasové hodiny mne zachrání a kupu práce, kterou jsem valila před sebou, se mi sníží natolik, že o víkendu nebudu muset pracovat a budu konečně odpočívat. Záhadným způsobem práce neubývalo, naopak přibývalo. A tak jsem si nesla notebook s sebou domu s tím, že o víkendu vše doženu. Ale nedohnala.
Tato doba je již naštěstí dávno, dávno pryč. Podařilo se mi přestat se točit jako křeček v kolečku. Uspořádala jsem si svůj pracovní a soukromý čas tak, aby mi naprosto vyhovoval a především tak, abych efektivně řídila svůj čas.
„Zatímco ztrácíme svůj čas váháním a odkládáním, život utíká“. Seneca
Efektivnímu řízení času se říká time management. Naučila jsem se plánovat a organizovat svůj čas, práci a dokonce práci svých podřízených tak, abych o svém volném čase, měla skutečně volný čas a nemusela myslet na práci natož ji vykonávat.
Naučila jsem se několik jednoduchých technik a postupů, které mi pomohli můj time management zefektivnit. Z počátku bylo však nejtěžší udržet si svou vlastní disciplínu, neustoupit a netočit se znovu v kolečku jako ten křeček. To platí, jak v zaměstnání, podnikání, tak v rodinném životě.
V případě náprav a postupů pro time management vždy záleží na tom, v jakém stádiu time management potřebujeme řešit.
Jedná se a) o drobnou úpravu hospodaření s vlastním časem (nestíhám jen někdy, potřebuji si uvědomit, co potřebuji upravit, abych práci zvládal/a lépe)?
Nebo se jedná b) o velkou úpravu time managementu (nestíhám, ovlivňuje to můj pracovní výkon, domácí prostředí a klid)?
Či zda se jedná c) o komplexní nastavení efektivního řízení času (nestíhám nic, jsem ve stresu, objevují se zdravotní komplikace)?
Ve všech 3 stádiích je nutné si pro začátek specifikovat a nastavit 6 základních kroků. V případě velké a komplexní úpravy time managementu je třeba postupovat po menších krůčcích, o to důkladněji všechna pravidla dodržovat. Zároveň k tomu přidat i jiné pomůcky (antistresové techniky, dechové cvičení, mentora či kouče, který pomůže s nastavením a dodržováním time managementu apod.):
1. Cíl
Co je mým cílem efektivního nastavení mého času? Proč to dělám, pro koho to dělám, čeho tím chci docílit? A opravdu to tak chci? Co se stane, až toho dosáhnu? Jsem ochotna pro změnu něco udělat? Jak si nastavím cestu dosažení time managementu tak, abych s touto cestou souzněla, nevzdala to a nakonec si dokázala čas zařídit tak, jak chci a potřebuji?
Někteří lidé se na nedostatek času mohou jen vymlouvat. Ve skutečnosti na své situaci (z nějakého konkrétního důvodu) nechtějí nic měnit a takto jim to vlastně vyhovuje.
Ostatní nemají pouze disciplínu a dovednosti hospodařit se svým časem tak, aby je efektivně podporoval, nikoli vyčerpával.
Pro analýzu cílů si můžete vytvořit myšlenkovou mapu, kterou si pěkně barevně vybarvěte a nechte na očích, abyste měli inspiraci a motivaci, proč to vše děláte.
2. Zloději času
Kdo, nebo co je můj (osobní) zloděj času a zloděj času v týmu (od ostatních)?
Je třeba být velice konkrétní a upřímný, jedině tak získáme řádnou zpětnou vazbu.
Jedná se o mou vlastní nedostatečnou organizaci práce, nebo odkládám úkoly (pokud ano, tak proč je odkládám), nejsem schopna říci NE na zadané úkoly, stanovila jsem si nereálný časový plán, mám spoustu myšlenek a úkolů a nemohu si vybrat, se kterým začnu? Nebo dělám příliš věcí najednou, mám nepořádek ve věcech, jsem perfekcionista a než odevzdám práci, musím si být na 150% jistá, že je to v pořádku? Jakožto nadřízená možná chybně deleguji práci, nejsem schopna vymezit přesně pravomoc svým podřízeným, nedostatečně či nesprávně komunikuji zadaný úkol a pak se k němu musím xkrát vracet? Nebo jsem unavená, nemocná či se nedokáži soustředit.
Pak se také může jednat o zloděje času, které máme díky ostatním lidem v týmu. Jejich časté návštěvy, schůzky a neproduktivní porady (nepřesně specifikovaný důvod schůzky může znamenat obrovskou ztrátu času). Neužitečné a zbytečné e-maily (pamatujte, že jeden telefonát řekne více, než 10 e-mailů), rušení kolegů, dotazy, telefonáty, chaos v práci nadřízeného apod.
Není pravda, že máme málo času, pravdou ale je, že ho hodně promarníme. Seneca
3. Cesta sebepoznání
Cílené ponoření do sebe samého nám má ve výsledku pomoci najít směr, kterým se v každodenním životě můžeme řídit. Řízení je tedy cestou k co nejméně násilné organizaci našeho času.
Sebepoznání je uvědomit si, co a jak prožívám, co cítím, jak přemýšlím, jaké mám návyky, jak vnímám stres, jaké motivační činitelé mají na můj život vliv. Uvědomit si jaké mám silné a slabé stránky. Uvědomit si, jak s nimi mám pracovat a jak z nich mám vytěžit, co nejvíce. Uvědomit si, co mi způsobuje stres a proč. Uvědomit si, co mi ve stresu pomáhá a co nepomáhá a proč. To vše pomůže při sebepoznání a pochopení jednání, chování, přístupu k hospodaření s časem.
Vedení znamená, poznat, co je pro mne správné. Poznat tedy směr, koncepci. Poznání důležitého, mé strategie, mých hodnot, jaké mám priority, jak se rozhoduji.
Řízení znamená, dělat, co je pro mne správné.
4. Plán
Plánovat, plánovat, plánovat. Co budu dělat, kdy to budu dělat, jak dlouho to budu dělat, kdy a kde to budu dělat. Čím začnu? Je třeba rozdělit svůj čas na dílčí časy resp. kratší úseky tak, abych byla motivována ke splnění úkolu. Denně a týdně si vypracovávat plán a plánovat úkoly, které v daném úseku splním.
Je nutné si stanovit čas, kdy budu jen pracovat a kdy budu komunikovat a konzumovat (blogy, sociální sítě, e-maily). Časy musím striktně oddělovat. Časový úsek, po který budu danou činnost vykonávat, musím přesně dodržet. K tomuto mohu použít například časovač, který mi pomůže čas dodržet. Po daném časovém úseku, je nutné dát si na několik minut pauzu na regeneraci.
Jakmile si rozdělíte úkoly a naplánujete si postup, pak od něj neustupujte.
A nezapomeňte, že když vypnete internet na určitou dobu a nebudete každou minutu kontrolovat e-mailové schránky, že o něco přijdete, něco nestihnete, nebo se o něčem důležitém nedovíte. Důležité je tento strach neignorovat, ale naopak jej poznat a postupnými kroky se ho snažit překonat. Nenechte se jím brzdit, přestože třeba nikdy zcela nezmizí.
Pokud vám nadřízený zadá úkol, řádně si ověřte, že jste mu porozuměli správně. Pokud ne, doptávejte se. Zjistěte, jaký čas na daný úkol máte, na jeho splnění. Ověřte si, že jej v daném časovém úseku jste schopni splnit. Pokud nejste, pak to dejte vědět svému nadřízenému včas a navrhněte nový termín, který opět zaplánujte do své pracovní doby.
Zároveň se nebojte říci NE, pokud po vás druzí chtějí něco, na co již nemáte svou časovou kapacitu a navrhněte náhradní řešení či termín.
5. Priority
Nastavení priorit. Co má důležitost? Co je důležité a co nedůležité? Co je nutné udělat, co nemusím dělat já, ale mohou udělat druzí (mám-li takovou možnost). Co nemusím dělat vůbec (existuje pravidlo, že to, co není důležité a nutné udělat vůbec, lidé bohužel také dělají, jen proto, že jim nadřízený úkol zadal).
Jakožto manažerka, která vedla velké týmy, jsem si velice dobře uvědomovala, jak bylo důležité správně nastavit čas na splnění úkolu. Zároveň, jak byl důležitý můj time management, time management mého týmu, priority a srozumitelné vykomunikování zadaného úkolu.
6. Odpočinek
Do svého harmonogramu zaneste i čas na odpočinek a regeneraci. Jděte se projít. Běžte si uvařit kávu či čaj. Vše zaneste do svého harmonogramu a čas dodržte.
Začněte postupně, po malých krůčcích. Je jasné, že ze dne na den se obvykle zázrak nedostaví, pokud jste doteď s časem bojovali. Nicméně dokud nezačnete, neověříte si, zda postup funguje a zda vám pomůže.
“Existuje tisíce způsobů, jak zabít čas, ale žádný, jak ho vzkřísit”. A. Einstein
