Jedno po druhém: Osvojte si Švédské pravidlo pro efektivnější den
Občas přijdou chvíle, kdy nevím, co dřív. Stojím uprostřed smršti pracovních i osobních úkolů a mám dojem, že veškerý čas spotřebovávám jen na rozhodování, co kdy udělat, a vysvětlování či omlouvání, proč musí něco jiného počkat.
Zkoušela jsem různé způsoby, jak tenhle zmatek zvládat:
Psát si seznamy: Vím, co je potřeba udělat, ale bohužel u mě to skončí tím, že seznam zabere několik listů a moje deprese z nestíhání se násobí.
Tři úkoly: Nerozhoduji se, prostě si stanovím na první dobrou tři věci, které je potřeba udělat, ty udělám a potom přidám další tři. Skvělá první pomoc, pokud jde třeba o chod domácnosti. U závažnějších věcí to nefunguje, protože jako správný prokrastinátor si dávám ty zábavnější úkoly a ty důležité zůstávají v pozadí.
Jedno místo, jedna aktivita: Udělám to, u čeho zrovna stojím. To je naopak rada, která může při úklidu domácnosti způsobit opravdový zmatek, ale u pracovních záležitostí pomáhá koncentrovat myšlenky.
Osvědčilo se mi kombinovat všechny tři postupy a zapojovat selský rozum. Seznam mi pomáhá udělat si pořádek v hlavě. Tím, že si úkoly napíšu, nemusím na ně myslet a mozek může lépe fungovat. Pokud mám jen menší úkoly a nemůžu se rozhoupat, volím metodu tří úkolů. Pokud musím zvládnout práci, domácnost i péči o dítě a všechno hned teď, pomáhá mi zase udělat vše na jednom místě a posunout se dál.
Když se ale sejde spousta důležitých a urgentních úkolů, jsou milé výše zmíněné metody na nic. A když cítím, jak si sahám na dno svých sil, vyskočí mi citát z jednoho švédského románu. „Ett i taget!“ Jedno po druhém. Hlavní hrdinka řešila rozvod, prodej domu, náročnou práci, vztahy. A její babička jí radila, aby si vybrala jen jednu věc a tu dodělala. A pak teprv další. A další. Jednoduchá rada, ale skutečně funguje i mimo románové příběhy.
Zvrhlý fenomén multitaskingu
Ovšem chce to disciplínu. Zpočátku to může pěkně skřípat a bolet, ale když se dostatečně zocelíte, zvládnete víc, než jste doufala. Jedním z oblíbených omylů dnešní doby je totiž chvála multitaskingu.
Problémem je, že se aktivity vzájemně prolínají. Je skvělé, že dokážete využít čas na maximum a zvládnete spoustu úkolů. Jenže časem přestáváte jednak vnímat hranice mezi jednotlivými úkoly, jednak Vás začne vyčerpávat neustálé plánování a kombinování.
Ale pozor, ani metoda „jedno po druhém“ není úplně bezpečná. V běžném životě může být dokonce brzdou. Zahraniční manažeři si v Česku často stěžují na neschopnost prioritizovat a udělat to, co je nejvíc potřeba. Že často řešíme sice důležité úkoly, ale mezitím necháváme ležet menší ale stále rostoucí problémy, které bychom mohli vyřešit třeba jedním e-mailem.
Jedno po druhém v praxi
Ett i taget vyžaduje opravdu dobrou schopnost určit si priority a držet se plánu. Neznamená to rozhodně jít slepě za jedním cílem a nic jiného nedělat. Hlavním principem je to, že napneme síly jedním směrem, za to ale pořádně a účinně.
Ukážu to na vlastním příkladu. Minulý týden jsem obhajovala dizertaci. K tomu mám malé dítě a nemám hlídání. A mám e-shop, který potřebuje dost péče neustále.
Rozvaha: Kolik mám času? Co opravdu hoří? Co může počkat?
Času mám málo, prakticky jen když Klárka spí. Hoří obhajoba dizertace, tam mám jasný termín, se kterým nelze hnout. Hoří objednávky z e-shopu, zákazník nemá pochopení pro mé soukromé aktivity. Počkat může návštěva u kamarádky, i když jsem ji slíbila. Počkat můžou objednávky nového zboží do e-shopu, nové články, i tenhle deník.
Priority: Dítě, dizertace, objednávky.
Praxe: Jakmile Klárka usíná, sedám k počítači a připravuji se na obhajobu. Práci si dělím do sedmi dnů tak, aby mi zbyl ještě den na zopakování. Samozřejmě, že ve volný den ještě dodělávám resty z předchozích dnů. Když se Klárka vzbudí, vyřizuji objednávky, na to se nemusím tolik soustředit. Na ostatní věci si zakazuji myslet. Dávám si jen pozor, abych dost spala, dobře jedla a dodržovala pitný režim. Denně jdeme na procházku jako jindy.
Komplikace: Ještě než jsem znala termín obhajoby, který byl nakonec o dva týdny dříve, než se dalo očekávat, přihlásila jsem se na workshop, který souvisí s podnikáním, ne s obhajobou. Zajímá mě, nebude se hned opakovat, ale nesouvisí s mými prioritami. Vychází ale na dobu, kdy by Klárka byla vzhůru a já bych se věnovala běžným pracím doma. Takže jdu, i když to není prioritou.
Výsledek: Na obhajobu jdu připravená a odpočinutá. A jsem úspěšná. Všechny objednávky jsou vyřízené. Klárka nestrádala. Byla jsem na opravdu zajímavém workshopu. Na druhou stranu je doma skutečně bordel a na e-shopu práce jako na kostele. Opět se mi nedaří dodržovat můj skvělý protizmatkový harmonogram. Tak snad to ještě doženuJ Věci, se kterými bych si jinak lámala hlavu, se vyřešily samy (některé neduhy, nepříjemná oznámení nebo sdělení). Asi opravdu nemusím vyřešit všechno já.
Pravidlo Ett i taget je pravdivější, než by se mohlo zdát. A je to dobrý recept i na každodenní program. Když děti rostou a podnikání se rozjíždí, máme občas nutkání vyplnit každou minutu nějakou aktivitou. A pak, i když máme s dětmi míň starostí, jsme stále unavenější a nespokojenější a dětství našich potomků nám protéká mezi prsty.
A tak se pomalu vracím do starých kolejí bez školních povinností, doháním resty z předlouhého seznamu, ale večer u vany s malou Klárkou si klekám, hraju si s ní a zaháním myšlenky na to, že bych teď stihla sprchu, mohla uklidit po večeři nebo přečíst e-maily. A víte co? Stejně to všechno stihnu později, jen ten pocit mám prostě lepší
Zdroj foto:Pixabay.com
