Efektivní organizace času pro živnostníky: Osobní zkušenosti a tipy
Pracuji na různých projektech a pro různé zákazníky. To mě dohnalo lépe si organizovat a evidovat čas. Myslím, že se do toho bodu dostane dříve nebo později každý živnostník. A jak to dělám? O některých nástrojích, které používám Vám nyní stručně napíšu.
Na konci “pracovní” části dne si zapíšu cca 4 nejdůležitější úkoly na druhý den. Používám k tomu Google kalendář, kam si je vložím buď jako aktivitu na druhý den, pokud je jsem schopna naplánovat konkrétně časově a nebo je tam vložím jen jako úkol. Papír ale také stačí. Důležité je si je napsat a nenosit je v hlavě, aby tam nedělaly zbytečně binec.
K měření času, který věnuji konkrétním činnostem používám aplikaci Toggl. Toggl můžu používat na PC i na mobilu, v online i ofline verzi. Mám ho propojený s Google aplikacemi tak, že se mi v e-mailu, Google dokumentu apod. objevuje tlačítko, na které když kliknu, začne se mi automaticky měřit čas Tak vím, jak dlouho e-mail vyřizuji nebo pracuji s daným dokumentem. Kromě toho mám stejné tlačítko v horní liště a můžu tak měření zapnout a vypnout jedním klikem kdykoliv sama.
Toggl umožňuje velmi jednoduše popsat úkol, přiřadit jej k projektu a k zákazníkovi. Vše rychle, přehledně.
Pokud zapomenu tlačítko zapnout nebo prostě nejsem u žádného svého zařízení a přesto chci evidovat čas, můžu si činnost doplnit do Togglu ručně. Výsledkem měření času je časový snímek dne, týdne apod. Podle něj pak zjistím, kterým činnostem jsem věnovala kolik času, mám větší možnost zjistit prostor pro zefektivnění mé práce a hlavně mohu podle snímku dne vykázat práci svým zákazníkům.
A jsme u výkazu práce. K tomu se chystám používat aplikaci PKS. Do ní přenesu sumář vykonané práce k jednotlivým projektům každý den a protože budu moci nasdílet zákazníkovi jeho výkaz práce, bude mít tak detailní přehled, jako já. Já navíc budu mít kompletní přehled za všechny projekty a zákazníky. Perfektní je, že tento přehled získám vyjádřený v čase i ve financích (přitom s každým zákazníkem můžu mít sjednanou jinou hodinovou sazbu).
A také ctím pravidlo GTD – co můžu udělat do dvou minut, udělám hned. Teda aspoň se o to snažím 🙂 Popravdě, ne vždycky to vyjde, ale je dobré toto pravidlo znát, připomínat si jej a v maximální možné míře jej používat.
A jak si evidujete čas vy?
Dejte vědět na r.***********@gm***.com nebo na 602 666 336.
Mimochodem – Toggl mi říká, že mi tento článek zabral 64:32 min. To je dost, budu to muset zlepšit 🙂
Zdroj foto:Pixabay.com
