12 zásad pro používání mobilů a telefonování
Gentlemanské minimum: 12 pravidel mobilní etikety
Chytrý telefon. Přítel a velký pomocník současné doby. Běžný pracovní den bez něj sotva zvládneme. Existují však jisté situace, kdy nám tento přítel může pořádně zavařit. Stačí sekunda a máte zkaženou pověst, první dojem, který jste nechtěli udělat, nebo dokonce zabrzděn byznys. A to žádný obchodník nechce dopustit. Oslovili jsme odborníky na etiketu a seznamování a přinášíme 12 zásad pro používání mobilů a telefonování, jejichž dodržováním si udržíte pozici profesionála.
1. Schůzka patří klientovi
Zrovna přebíráte s klientem důležité téma a jednomu z vás zazvoní telefon. Dávejte si na to pozor, neboť nevinné zvonění může přerušit tok vašich myšlenek a druhé straně poskytne cenný prostor pro promyšlení argumentů. A navíc, vyjadřujete tím neúctu své společnosti. Pokud jste s klientem v restauraci, na schůzce, či pracovní poradě, vždy se ujistěte, že vás telefon nebude rušit. Ztlumte zvuky a mobil nechte v tašce nebo kapse. Za žádných okolností jej nepokládejte na stůl. Zbytečně by vás to svádělo ke sledování přicházejících zpráv. Plnou pozornost si zaslouží klient, ne telefon.
Přečtěte si také 1. díl Gentlemanského minima: Jakou business etiketu dodržovat na schůzce?
2. Telefonovat během schůzky je absolutní tabu!
Ještě většího prohřešku se dopustíte, když vyzvánějící telefon zvednete. Existují pouze dva případy, kdy je telefonování během schůzky povoleno, a i ty se řídí jistými pravidly, které nám objasnila Olga Strnádová. „Pokud se jedná o naléhavou událost, nebo dlouho očekávaný hovor, přítomné vždy předem informujte. Během samotného hovoru se vzdalte. Telefonovat během schůzky je povoleno i v případě, že daný hovor přímo souvisí s právě projednávaným obchodem. Tady je na místě mluvit před klientem, aby nenabyl pocit, že před ním něco tajíte.“
3. Nó? Haló?
Zvedáte telefon podobným stylem? Pro vaše dobro doporučujeme s okamžitou platností přestat. Druhá strana si dojem o vás vytváří pouze na základě vašeho hlasového projevu. Nepokazte to hned v prvních vteřinách. Mluvte jasně a zřetelně, nehltejte slova. Volte příjemný tón řeči. Úvodem pozdravte. A v případě, že vás druhá strana nezná, jasně a zřetelně se představte.
4. Nepodceňujte důležitost přípravy
Telefonování je esencí práce většiny obchodníků. Navolávání schůzek, potvrzování termínů, přebírání klíčových momentů pro podepsání smluv, samotné jednání, to vše se v dnešní době velice často odehrává právě po telefonu. Důkladná příprava je proto samozřejmostí. Je dobré vědět, co chcete telefonátem dosáhnout. Mít k rucepodklady, které by se během hovoru mohly hodit. Rychlé reakce a přesvědčivé argumenty jsou projevem profesionála.
5. Vyprávění patří na osobní schůzku
V zásadě platí, že obchodní hovory by měly být stručné a jasné. Zbytečně neobkecávejte a přejděte rovnou k věci. Pokud víte, že bude hovor na dlouho, je lepší se předem zeptat, zda nerušíte. Pokud voláte nevhod, hned se domluvte na čase, kdy si s klientem zavoláte. A kdy je ten správný moment hovor ukončit? Impulz by měl přijít ze strany významnější osoby (klient, nadřízený). V běžné praxi na tom není nutno trvat. Máte to, co jste potřebovali? Zeptejte se, zda můžete pro druhého ještě něco udělat a zdvořile se rozlučte.
TIP: To ovšem, neplatí, pokud voláte klientovi za účelem udržování vztahů. Někteří obchodníci si na to dokonce vyhradili páteční odpoledne. Takové hovory ať jsou klidně delší.
6. Kdy je vhodné nevolat?
Mobilní telefon vám umožňuje spojit se s klienty kdykoliv, nezávisle na tom, kde se každý z vás nachází. Etiketa radí netelefonovat od 10 večer do 8 do rána. Už i desátá večerní je na pomezí. Pro zachování dobrých vztahů je dobré držet se pravidla „nedělejte to, co nechcete, aby druzí dělali vám.“ V případě, že to skutečně hoří, napište radši SMS. Opatrnost je na místě při telefonování do zahraničí. Vždy je dobré ověřit si časový posun a také běžnou pracovní dobu v dané zemi.
TIP: Etiketě telefonování a používání mobilů se věnuje i Ladislav Špaček ve svém videu Miláček mobil.
7. Buďte dostupní
Zmeškaný hovor či nevyřízená SMS. S odpovědí příliš dlouho nečekejte. Může se stát, že příště již nebude. Nemáte momentálně čas? Omluvte se a dejte vědět, kdy si ho uděláte. Mobilní telefony umožnují předdefinované texty, které odešlete za pár vteřin. Pro prospěch dalšího businessu to za to určitě stojí.
8. Haló, slyšíme se?
Mobilní sítě fungují docela spolehlivě, ale i tak se někdy může stát, že dojde k přerušení hovoru. V takovém případě platí, že zpátky volá volající. Dodržováním tohoto pravidla se obě strany vyhnou zbytečnému obsazování linky a ušetří si tak několik drahocenných minut času.
9. Multifunkčnost se nemusí vyplatit
Multitasking je trendy, ale ne za každou cenu. Během telefonování se plně soustřeďte na svého klienta a obchod, který řešíte. Nejezte, nekuřte a nepracujte u toho. I když vás volaný nevidí, z tónu hlasu lze leccos poznat. Mlaskání a ťukání do klávesnice je navíc slyšet. Ještě hůř může vypálit hlasitý smích či nevhodné řeči kolegů.
10. Mluvte tak, abyste se nemuseli za sebe stydět
V úvodu jsme si řekli, že telefonování během schůzek je tabu. Ohledy berte také při telefonování ve veřejném prostoru (kavárny, vlak), ale také během spolujízdy s kolegy. Opět platí, že své okolí byste neměli rušit. Pozor si dávejte na soukromé a choulostivé informace. Ztište hlas, hovor omezte na minimum a nemluvte o věcech, které by jiní slyšet neměli. Neriskujte odhalení obchodního tajemství, nikdy totiž nevíte, kdo se vedle vás právě nachází.
11. Kontakty nejsou lístky do tomboly
„Pokud vás někdo požádá o kontakt na vašeho známého, nepředávejte telefonní číslo bez rozmyslu. Můžete tak udělat pouze v případě, jedná-li se o urgentní pracovní záležitosti. Je vhodnější se zeptat daného člověka předem, zda-li s předáním jeho kontaktu souhlasí. V jiném případě můžete osoby vzájemně propojit emailem,“ radí Lenka Schánová, odbornice na networking. Navíc varuje před propojováním nedůvěryhodných lidí. „Projevit zájem o propojení a následně dotyčnou osobu nekontaktovat nebo dokonce neodpovídat na zprávy je největší propadák. A udělá ostudu i vám!“
12. Na WC zásadně bez mobilu
Čas je drahá komodita. Je proto chvályhodné, když se snažíte využít každou volnou minutu. Existují však místa, kde by se pracovat nemělo. Na toaletě nejenže riskujete utopení svého mobilu, ještě horší by bylo nechat odplavat potenciální obchod.
Zdroj foto:Pixabay.com
