Aneta Bernatská se v prestižní soutěži Asistentka roku 2019 umístila na prvním místě. Proč mají podle ní takové soutěže smysl, které předpoklady by měla zájemkyně o práci asistentky splňovat a co konkrétně ji na práci asistentky ředitele krajského úřadu tak baví?
Co pro vás znamená ocenění v soutěži Asistentka roku 2019 a v čem vidíte největší přínos této soutěže?
Soutěžní typ rozhodně nejsem a ani jsem nikdy nic nevyhrála, o to víc si úspěchu v soutěži AR 2019 vážím. Uvědomila jsem si, že když překonám situace, ve kterých se necítím komfortně, a jednoduše „jdu s kůží na trh“, může to přinést své ovoce. Cítím, že jsem se v mnohém posunula a zároveň jsem si lépe uvědomila, kde mám své rezervy. Přínos soutěže jako takové vnímám v její vlastní myšlence, a to rozvíjet nás administrativní nadšence. Paní Kristýna Stoklásková je (společně se svým týmem) skvělá. Oceňuji, že se do realizace takové akce pustila. O této soutěži by se mělo vědět v každé kanceláři.
Od svých 21 let pracujete v administrativě. Proč jste si vybrala právě tento obor?
Po zkušenosti s předchozím zaměstnavatelem jsem chtěla větší jistotu. Krajský úřad se mi zdál jako velmi dobrá volba. A taky byla. Administrativa mě bavila, možnost komunikovat s okolím ještě víc, a když jsem mohla zorganizovat akci, byla jsem jako ryba ve vodě. Pracovní pozice mi skvěle sedla, stejně jako kolegové, kteří na odboru byli.
V současnosti pracujete jako asistentka ředitele úřadu Moravskoslezského kraje Tomáše Kotyzy. Čím je tato práce specifická a co vás na ní nejvíce baví?
Konkrétně je pro mě specifická v oblasti komunikace. Za ta léta šéf neztrácí čas s vysvětlováním své představy, jak mám zadaný úkol splnit. Myslím si, že mám dobrý odhad. Pracuji také se svou intuicí, ta je mou velkou pomocnicí. Kromě toho velmi ráda komunikuji s okolím, ať už s kolegy v práci nebo se zákazníky. Mám radost, když můžu někomu pomoct, když mu usnadním práci či za něj vyřeším problém. Spokojená jsem, když se cítím být užitečná.
Je práce asistentky prací od „osmi do čtyř“, nebo se na vás kolegové a nadřízený obracejí i mimo pracovní dobu?
Možná někde ano, ale u nás pracujeme, kdy je potřeba (kromě pevně stanovené pracovní doby) . Na dovolené, večer, kdykoliv. Mnohdy to ani nepovažuji za práci a myslím si, že to tak vnímáme všichni stejně. Vždycky jeden druhému vycházíme vstříc.
Na úřadě zavádíte bezpapírovou kancelář. Co vás k tomu vede? A opravdu je možné fungovat v administrativě pouze „online“?
Společnými silami, hlavně v čele s panem ředitelem, se snažíme o vytvoření úřadu 4.0. Vede nás k tomu úspora času, financí a také ochrana životního prostředí. K zavádění elektronizace máme několik pomocníků, ať už je to elektronický oběh dokumentů v rámci úřadu, tak i fakt, že 90 % žádostí je možné podat on-line, a pomáhá nám i robot, kterému říkáme Karel. Prostřednictvím rezervačního formuláře se objednáte na schůzku v termínu, který vám vyhovuje, a aplikace na chytré parkování vám ukáže, kde je v okolí budovy úřadu volné místo.
A jestli je opravdu možné fungovat v administrativě pouze online? Zatím mám na stole i papíry, ale je jich podstatně méně. S vedením a mezi kolegy sdílíme potřebné soubory a dokumenty už netisknu, jen vkládám tam, kam patří. Je to o zvyku.
Organizujete i řadu dobročinných akcí (darování krve, cyklistický závod pro handicapované, zvelebování životního prostředí apod.). Podle čeho projekty vybíráte? A jak na tyto akce reagují vaši kolegové?
Darování krve a úklid kolem sebe je podle mě to nejmenší, co můžeme pro společnost a přírodu udělat. Snažíme se jít příkladem. V tento okamžik např. organizujeme pomoc pro naši krajskou nemocnici, která se potýká s velkým nedostatkem krve. Anebo jsme nakupovali nové školní aktovky pro děti na Ukrajinu. Každoročně se zapojujeme do potravinové sbírky, a to nejen v rámci úřadu, ale celé korporace, a když všechny potraviny nakonec sečteme, odevzdáváme tuny.
Zasáhla do vaší práce nějak i koronavirová krize? Musela jste jí svou práci přizpůsobit?
V období koronavirové krize se potvrdilo jako správné a výborně načasované rozhodnutí zavést do prostředí úřadu Microsoft 365. Díky tomu mohlo 80 % kolegů vykonávat svou práci z domova. Porady jsme organizovali prostřednictvím Teamsů, videokonference byly na denním pořádku. Myslím si, že tím se celá elektronizace urychlila. Část nouzového stavu jsem byla i se svými dětmi doma. To jsem si vyzkoušela zejména pozici učitelky, ale také psycholožky, soudkyně, kuchařky, uklízečky, asi jako každý druhý…
Bohužel dodnes zažité klišé často zobrazuje asistentku jako ženu, jejímž jediným úkolem je vařit kávu a usmívat se. Setkáváte se i vy s takovou představou? Změnil se podle vás pohled na profesi asistentky?
S touto představou se občas setkávám, ale taky vnímám, že zažitá klišé spojuje více profesí, asistentky, zdravotní sestřičky, učitelky, policisté, IT… A nemyslím si, že to jen tak vymizí. Je to takový folklór a nic si z toho nedělám. Každý má právo myslet si, co chce.
Jaké znalosti a dovednosti jsou podle vás nezbytně nutné pro práci asistentky? A v čem byste se vy ještě ráda rozvíjela?
Podle mě záleží hodně na tom, jakou má šéf představu o náplni práce asistentky. Jsou místa, kde je asistentka parťákem a druhým mozkem šéfa, a místa, kde zajišťuje nezbytný servis pro chod kanceláře. Skvělé je, když se asistentka ve své pozici cítí dobře. Určitě by ale měla být loajální, měla by se snažit předvídat, dělat práci správně a jít příkladem. Já bych se aktuálně ráda rozvíjela formou studia v oblasti HR. Práce je přece vždy o lidech.
Co byste vzkázala nebo doporučila ženám (či mužům), které se ucházejí o pozici asistentky (asistenta)?
Ať si dobře rozmyslí představu o tom, jak by měla jejich pozice asistenta/ky vypadat, co od sebe očekávají. A přála bych jim, ať se jim podaří najít skvělého šéfa – lídra – a za nějaký čas ať se přihlásí do soutěže Asistentka roku, která je rozhodně osobnostně podpoří.
Foto: archiv Asistentka roku 2019
